SIX SIGMA

"Contoh nyata dari metode yang digunakan untuk meningkatkan proses yang menjadi key steps dari six sigma"

SIX SIGMA

Strategi penerapan six sigma yang diciptakan oleh DR. Mikel Harry dan Richard Schroeder disebut sebagai The Six Sigma Breakthrough Strategy. Strategi ini merupakan metode sistematis yang menggunakan pengumpulan data dan analisis statistik untuk menentukan sumber-sumber variasi dan cara-cara untuk menghilangkannya (Harry dan Scroeder, 2000).

Six sigma mempunyai 2 arti penting, yaitu:

·         Six sigma sebagai filosofi manajemen

Six sigma merupakan kegiatan yang dilakukan oleh semua anggota perusahaan yang menjadi budaya dan sesuai dengan visi dan misi perusahaan. Tujuannya meningkatkan efisiensi proses bisnis dan memuaskan keiginan pelanggan, sehingga meningkatkan nilai perusahaan.

·         Six sigma sebagai sistem pengukuran

Six sigma sesuai dengan arti sigma, yaitu distribusi atau penyebaran (variasi) dari rata-rata (mean) suatu proses atau prosedur. Six sigma diterapkan untuk memperkecil variasi (sigma). Six sigma sebagai sistem pengukuran menggunakan Defect per Million Oppurtunities (DPMO) sebagai satuan pengukuran. DPMO merupakan ukuran yang baik bagi kualitas produk ataupun proses, sebab berkorelasi langsung dengan cacat, biaya dan waktu yang terbuang. Dengan menggunakan tabel konversi ppm dan sigma pada lampiran, akan dapat diketahui tingkat sigma.
Pengertian Six sigma
Six sigma dapat didefinisikan sebagai suatu metodologi yang menyediakan alat-alat untuk peningkatan proses bisnis dengan tujuan menurunkan variasi proses dan meningkatkan kualitas produk. Pendekatan Six sigma merupakan sekumpulan konsep dan praktik yang berfokus pada penurunan variasi proses dan penurunan kegagalan atau kecacatan produk (Gaspersz, 2011).
Six sigma merupakan suatu falsafah dan kativitas perbaikan mutu berkelanjutan menuju zero defect. Dengan six sigma, cacat dan kesalahan yang terjadi atas produk sebesar 3,4 unit per sejuta keluaran. Six sigma mewakili enam simpangan baku (Sigma berasal dari huruf Yunani yang digunakan untuk menyatakan simpangan baku dalam statistik atas rata-rata dari data).
Metodologi six sigma menyediakan peralatan dan teknik untuk meningkatkan kinerja dan mengurangi cacat dalam proses manapun yang kita laksanakan. Six sigma dimulai penerapannya pada Motorola, yaitu pada divisi pabrikasi, tempat diproduksi berjuta-juta komponen dengan menggunakan proses sama yang dilaksanakan berulangkali. Dengan cepat, six sigma berhasil meningkatkan mutu keluaran sehingga diterapkan pula pada divisi selain divisi pabrikasi.
Six sigma digunakan perusahaan untuk meningkatkan mutu pada proses bisnis yang ada dengan cara meninjau ulang secara tetap dan memperbaiki proses tersebut. Untuk mencapai hal tersebut, six sigma menggunakan suatu metodologi yang dikenal sebagai DMAIC (gambarkan peluang / define, ukur capaian /measure, teliti kesempatan / analyze opportunity, tingkatkan capaian / improve performance dan kendalikan kinerja / control performance).

o    Keunggulan Six Sigma

Six Sigma sebagai program kualitas juga sebagai tool untuk pemecahan masalah. Six sigma menekankan aplikasi tool ini secara metodis dan sistematis yang akan dapat menghasilkan terobosan dalam peningkatan kualitas. Metodologi yang sistematis ini bersifat generik sehingga dapat diterapkan baik dalam industri manufaktur maupun jasa.

Six Sigma juga dikatakan sebagai metode yang berfokus pada proses dan pencegahan cacat (defect) (Snee, 1999). Pencegahan cacat dilakukan dengan cara mengurangi variasi yang ada di dalam setiap proses dengan menggunakan teknik-teknik statistik yang sudah dikenal secara umum.
Keuntungan dari penerapan Six Sigma berbeda untuk tiap perusahaan yang bersangkutan, tergantung pada usaha yang dijalankannya.

Biasanya Six Sigma membawa perbaikan pada hal-hal berikut ini (Pande, Peter. 2000):

·         Perbaikan produktivitas

·         Pengurangan biaya

·         Pertumbuhan pangsa pasar

·         Retensi pelanggan

·         Pengurangan waktu siklus

·         Pengurangan cacat

·         Pengembangan produk / jasa

o    Kelebihan-kelebihan yang dimiliki Six Sigma dibanding metode lain adalah:

·         Six Sigma jauh lebih rinci daripada metode analisis berdasarkan statistik. Six Sigma dapat diterapkan di bidang usaha apa saja mulai dari perencanaan strategi sampai operasional hingga pelayanan pelanggan dan maksimalisasi motivasi atas usaha.

·         Six Sigma sangat berpotensi diterapkan pada bidang jasa atau non manufaktur disamping lingkungan teknikal, misalnya seperti bidang manajemen, keuangan, pelayanan pelanggan, pemasaran, logistik, teknologi informasi dan sebagainya.

·         Dengan Six Sigma dapat dipahami sistem dan variabel mana yang dapat dimonitor dan direspon balik dengan cepat.

·         Six Sigma sifatnya tidak statis. Bila kebutuhan pelanggan berubah, kinerja sigma akan berubah.

Salah satu kunci keberhasilan Six Sigma adalah kerja tim dan khususnya Black Belt yang dilatih, juga alat-alat yang digunakan dapat memberikan kekuatan pada proses usaha perbaikan dan usaha pembelajaran. Metode atau alat-alat tersebut antara lain:

·         SPC (Statistical Process Control) atau pengendalian proses secara statistik, berguna untuk mengidentifikasi permasalahan.

·         Pengujian tingkat signifikan statistik (Chi-Square, T-Test dan ANOVA), untuk mendefinisikan masalah dan analisa akar penyebab permasalahan,

·         Korelasi dan Regresi, berguna untuk menganalisa akar penyebab masalah dan memprediksi hasilnya.

·         Desain Eksperimen, untuk menganalisa solusi optimal dan validasi hasil.

·         FMEA (Failure Modes and Effect Analysis), berguna untuk mencari prioritas masalah dan pencegahannya.

·         Mistake – Proofing, berguna untuk pencegahan cacat dan perbaikan proses.

·         QFD (Quality Function Deployment), untuk mendesain produk, proses dan jasa.

Dan disini saya akan menjelaskan contoh metode dari six sigma :

o   Define

Dalam beberapa artikel ke depan kita akan membahas tentang metodologi six sigma yang dikenal dengan DMAIC.  Untuk yang pertama ini, mari berkenalan dengan fase DEFINE Langkah Utama Fase Define

Identifikasi Masalah – Pendekatan yang paling tepat untuk menemukan permasalahan yang akan dijadikan proyek six sigma adalah top-down. Jadi, Steering Committee dan Champion mengidentifikasi dan memprioritaskan area untuk proyek perbaikannya

Melengkapi Charter– Project Sponsor atau biasanya pemilik proses dan Green/Black Belt akan memperjelas ruang lingkup dan tujuan proyek dalam sebuah Project Charter.

Validasi Charter –Green Belt mengidentifikasi pelanggan dan persyaratan pelanggan, kemudian melakukan validasi atas ruang lingkup, asumsi, dan manfaat (benefit) dalam Project Charter. Validasi charter meliputi:

·         SIPOC Map – Adalah singkatan dari Supplier Input Process Output dan Customer. Peta SIPOC akan membantu kita dalam memahami batasan kerja kita, yang akan menjawab mengenal siapa pelanggan kita, apa kebutuhannya, proses apa saja yang terlibat, apa sumber daya yang dibutuhkan dan penyedia sumber daya tersebut.

·         Mengumpulkan Voice of Customer & Voice of Business – Mengumpulkan persyaratan utama dari proses dari sudut pandang pelanggan dan Process Owner.

·         Tentukan CCR dan CBR – Finalisasi dan prioritaskan mana suara pelangganv atau bisnis yang paling kritikal

·         Kuantifikasi CCR dan CBR – Setelah kia menemukan suara pelanggan yang paling kritikal, langkah selanjutnya adalah bagaimana menuangkan permintaan pelanggan tersebut ke dalam suatu metrik yang terukur.

Identifikasi Financial Benefit – Menjelaskan hubungan antara perbaikan operasional dengan manfaat financial. Biasanya di awal proyek banyak asumsi yang dipakai untuk menjustifikasi benefit saving ini. Yang terpenting dai tahapan ini adalah tingkat validitas sumber data dan formulasi perhitunganya(CTQ)

Finalisasi Fokus dari Proyek – Charter adalah dokumen hidup, anda bisa merevisi charter tersebut sesuai dengan keadaan aktual. Modifikasi Project Charter dengan memperhatikan informasi terbaru setelah proses validasi.

Define Gate Review – Pertemuan dengan Project Sponsor, Business Leadership, dan pihak terkait lainnya untuk memastikan alignment dari fokus proyek dan ekspektasi manajemen. CONTOH : Perusahaan mengetahui permasalahan yang akan dihadapi dengan menyiapkan solusi terbaik.

o   Measure

Memetakan Proses –setelah kita mengidentifikasi batasan ruang lingkup proyek dalam SIPOC, langkah selanjutnya adalah memetakan proses secara lebih detail lagi. Langkah ini penting dilakukan untuk menentukan constraint, value, non-value-add, dan area fokus untuk perbaikan. Dari sini kita bisa mengidentifikasi quick wins dengan mengeliminasi waste yang ditemukan dalam proses. Tool yang biasa dipakai untuk memetakan proses ini adalah Value stream mapping
Menentukan ukuran – ukuran untuk y dan x – mengidentifikasi ukuran yang perlu dikumpulkan di output yang diharapkan, proses inti yang membuat output, serta input daripada proses tersebut. Hal ini perlu dilakukan untuk membantu mengidentifikasi akar masalah
Merencanakan pengambilan data – Setelah mendapatkan Y dan X, tim merencanakan pengambilan data. Penting untuk diingat dalam pengambilan data ini adalah jenis data yang akan diambil, karena berpengaruh terhadap teknik dan jumlah sampling sesuai. Selain itu mengidentifikasi siapa yang berhak melakukan sampling.
Validasi sistem pengukuran –Sistem pengukuran yang tidak tepat akan menyebabkan bias terhadap hasil, untuk itu perlu melakukan validasi sistem pengukuran. Apakah pengukuran yang kita punya saat ini sudah tepat dan akurat dalam memberikan informasi, baik untuk y maupun x. Tools yang umum dipakai adalah MSA
Mengumpulkan data – setelah ada perencanaan yang jelas dan sistem pengukuran yang valid, tim mengumpulkan data sebagai baseline. Data biasanya dideskripsikan dalam bentuk grafik sehingga mempermudah kita dalam mendapatkan informasi yang sesuai. Tools yang umum dipakai adalah: control chart, capability analysis, sigma level.
Update Project Charter– update data pada project charter jika ada perubahan.
Measure Gate Review – Pertemuan dengan Project Sponsor, Business Leadership, dan pihak terkait lainnya untuk memastikan alignment dari fokus proyek dan ekspektasi manajemen dan persetujuan atas baseline yang ditunjukkan tim.
CONTOH : Perusahaan melakukan perbaikan dan menyelesaikan masalah.

o   Analyze

 Berikut adalah langkah-langkah utama dari fase Analyze:

·         Identifikasi x (akar masalah) – langkah ini untuk mencari kemungkinkan penyebab masalah (x) yang memiliki pengaruh pada y. Pada langkah ini brainstorming adalah alat yang paling efektif, untuk mempermudah proses brainstorming, tool yang dipakai adalah: Fishbone, 5 Why, dan NGT

·         Prioritas X – langkah ini untuk mempersempit cakupan x yang akan dianalisa oleh tim. X yang akan diprioritaskan adalah yang memiliki pengaruh signifikan pada y.Tool yang dipakai untuk memprioritaskan X adalah Prioritization Matrix

·         Validasi X – Dalam memvalidasi X terdapat dua cara/ pintu, yang pertama adalah pintu proses, yang kedua adalah pintu data. Berikut penjelasannya:

·         Analisa pada proses – identifikasi bottleneck dan constraint dalam sebuah proses dan memperhitungkan pengaruhnya pada produktivitas. Pada fase Measure lalu kita diminta untuk membuat Value Stream Mapping untuk mendapatkan potensi quick Win. Di fase Analyze Value Stream Mapping yang sama bisa dipakai untuk melihat time trap yang ada dalam proses. Sehingga kita bisa mengindikasi potensial root-cause dan memprioritaskan untuk membongkar constraint yang ada. Analisa pada proses bisa dilakukan secara Gemba, menemukan fakta yang ada pada lapangan. (bukti foto)

·         Analisa pada data –  Analisa pada data melibatkan penggunaan alat statistik untuk bisa menemukan korelasi atau hubungan atau pengaru X terhadap Y. Alat statistik yang biasa dipakai adalah: Korelas/Regresi, ANOVA, Hypothesis Testing dan Design of Experience

·         Update Project Charter– update data pada project charter jika ada perubahan.

·         Analyze Gate Review – Pertemuan dengan Project Sponsor, Business Leadership/ champion, dan pihak terkait lainnya untuk memastikan alignment dari fokus proyek dan ekspektasi manajemen dan persetujuan atas akar masalah dan solusi yang akan diambil tim.

o   Improve

Setelah mendapatkan dan memvalidasi  akar permasalahan yang berpengaruh secara signifikan terhadap Y, maka kita bersegera masuk ke fase Improve. Fase Improve terdiri dari dua hal yang mendasar yang pertama adalah mengidentifikasi dan memilih solusi

·         Generate Solution – Dari sumber penyebab Y yang signifikan divalidasi, para anggota tim mencari solusi permasalahan. Cara mencari solusi permasalahan bisa dari banyak sumber. Brainstorming, studi literatur, benchmark, atau meminta pendapat ahli pada proses tersebut. Cara kreatif seperti SCAMPER juga patut untuk dicoba.

·         Selected Solution – Dari berbagai usulan solusi yang ditampung, saatnya kita memilih mana yang akan kita implementasikan terlebih dahulu. Cara termudah untuk memprioritaskannya adalah dengan menggunakan Benefit – Effort matrix yang membandingkan antara dampak perbaikan dengan usaha yang diperlukan. Usaha yang paling minimal namun memberi dampak yang paling maksimal adalah solusi yang terbaik untuk kita implementasikan!

·         To Be Map – Kita menggambar ulang proses yang menjadi tujuan perbaikan kita. Tujuan dari dpetakannya proses yang baru ini untuk mendapatkan gambaran ke semua tim alur proses yang baru, daerah yang diperbaiki, dan untuk menganalisa apakah terdapat bottleneck atau constraint baru setelah implementasi solusi

·         Work Plan – setelah kita mendapatkan solusi yang akan diimplemetasi, langkah selanjutnya adalah membuat rencana kerja. Rencana kerja dibuat secara spesifik yang menjelaskan tentang waktu dan biaya yang dibutuhkan untuk implementasi

·         Piloting – Sebelum menerapkan solusi lebih luas, kita perlu melakukan pengetesan, apakah usulan solusi yang akan kita implementasi benar-benar berpengaruh terhadap perubahan yang kita inginkan, maka itu perlu dilakukan piloting. Pilot juga bertujuan untuk mempelajari bagaimana cara yang efisien dan efektif apabila solusi ini diimplementasi dalam skala yang lebih luas

·         Evaluasi  – Proses evaluasi dilakukan pada dua hal. Evaluasi terhadap rencana kerja (terhadap jadwal dan biaya) juga evaluasi terhadap hasil yaitu membandingkan data sebelum dan sesudah implementasi solusi.

o   Control

Hal yang terpenting dalam melakukan Six Sigma terletak pada fase ini, CONTROL. Mempertahankan kemenangan memang lebih susah ketika kita mendapatkannya. Tujuan dari fase ini adalah memastikan implementasi menyeluruh dapat berjalan baik, sustainable (berke-sinambungan). Fase Control ini juga menjadi akhir dari keterlibatan aktif Tim dalam proyek.

Apa saja langkah-langkah utama dalam fase ini? Ini penjelasannya

·         Memastikan sustainability dari perbaikan – untuk bisa membuat proses perbaikan proses berjalan sesuai dengan yang diharapkan dalam jangka panjang, maka penting bagi kita untuk membuat sistem yang bisa meminimasi terjadinya kesalahan, atau dengan menciptakan mistake-proofing agar permasalahan yang sama tidak muncul.

·         Mengukur dan mengkomunikasikan hasil – setelah implementasi berjalan baik, hasil perbaikan terus diukur dan dipantau. Untuk lebih memudahkan proses pemantauan perlu kita buat sebuah dashboard monitoring hasil perbaikan yang berfungsi sebagai alat komunikasi tim kepada Steering Committee maupun kepada anggota organisasi lain terhadap profil dari output utama dari proyek perbaikan yang sudah selesai dijalankan

·         SOP dan Control Plan – Membahas bagaimana cara menyusun Process Control Plan (reaction plan), menciptakan alat mistake proofing, hingga menyusun SOP untuk sustainability dari perbaikan yang telah dilakukan

·         Serah Terima kepada Process Owner (pemilik proses) – langkah ini termasuk mengkomunikasikan SOP dan Control Plan.

·         Control Gate Review – Pertemuan dengan Project Sponsor, Business Leadership, dan pihak terkait lainnya untuk memastikan alignment dari fokus proyek dan ekspektasi manajemen dan penyampaian progres akhir dan serah terima proyek

Sedangkan hal-hal yang perlu diselesaikan ketika masuk dalam fase ini adalah:

·         Control Plan, Rencana Implementasi, SOP, Rencana Pelatihan, dsb. telah dikembangkan dan diimplementasikan.

·         Statistical Process Control atau mekanisme penelusuran lainnya disediakan yang bertujuan untuk memastikan perbaikan terpelihara.

·         Solusi Perbaikan telah menjadi bagian dari sistem di organisasi. Atau terintegrasi dalam pemantauan sehari-hari operator

·         Perhitungan ulang Financial Impact telah dilakukan dan telah tervalidasi oleh Financial Departemen

·         Rencana Serah Terima diimplementasikan dan dijalankan. Dan ini sebagai penutup dari proyek. Sebagian organisasi membuat selebrasi atas keberhasilan tim dalam proyek. Penghargaan yang bersifat moneter dan recognition diberikan dalam acara formal yang diserahkan langsung oleh manajemen akan mampu meningkatkan rasa kebangaan karyawan dan memotivasi yang lainnya untuk ikut berkontribusi terhadap aktivitas perbaikan ini.

Sumber :

             http://kessvip.blogspot.co.id/2016/03/six-sigma.html
             https://qualityengineering.wordpress.com/tag/konsep-six-sigma/